Politica de prelucrare a datelor cu caracter personal
DESPRE POLITICA DE PRELUCRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Prezenta “Politică de prelucrare a datelor cu caracter personal” (“Politica”) vizează identificarea situaţiilor în care se colecteaza, prelucrează sau s-ar putea prelucra date cu caracter personal în cadrul societăţii Olint Com SRL, stabilirea regulilor privind operaţiunile de prelucrare a datelor cu caracter personal şi a măsurilor de protecţie a respectivelor date, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 (Regulamentul general privind protecţia datelor, cunoscut şi prin prescurtarea GDPR sau RGPD, denumit în continuare „Regulamentul”) și legislația națională privind protecția și securitatea datelor personale.
Nerespectarea cerințelor acestei politici atunci când se prelucrează date cu caracter personal conduce la încălcarea dispozițiilor legale. Încălcarea dispozițiilor din prezenta politică poate aduce atingerea drepturilor și intereselor persoanelor vizate. Politica de protecție a datelor cu caracter personal este responsabilitatea întregului personal Olint Com SRL și a oricărei persoane care accesează și utilizează informațiile cu caracter personal.
În cazul în care trebuie să ne contactati în legătură cu datele cu caracter personal sau această Politică, va rugam sa folositi următoarele date de contact:
Denumirea companiei: OLINT COM SRL
Adresa: Str. Iacob Zadik nr. 19E, Rădăuţi, jud. Suceava
Telefon: 0040 230 564 549 / 0040 374 833 546 / 0040 374 833 547 / 0040 374 833 548,
Fax: 0040 230 564 549 / 0040 230 564 562
E-mail: 
DATELE CU CARACTER PERSONAL
Potrivit Regulamentului, termenul „date cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă. O persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
Datele cu caracter personal colectate si prelucrate sunt relevante pentru nevoile dumneavoastra de consumator sau pentru desfasurarea activitatii societatii. În ceea ce priveşte datele cu caracter personal prelucrate sau care ar putea fi prelucrate în cadrul Olint Com SRL sau în legătură cu activitatea societăţii, acestea pot consta în: numele şi/sau prenumele persoanei vizate, adresa de domiciliu şi/sau reşedinţă, semnătura, fotografia, date de contact (număr de telefon, adresă de e-mail), date din acte de identitate sau de stare civilă (data naşterii, serie şi număr act etc.), numărul contului bancar, imaginea persoanei vizate, captată de camerele de supraveghere, date de localizare, precum şi orice alte informaţii care identifică sau pot conduce la identificare unei persoane fizice.
Toate informaţiile cu caracter personal sunt tratate în mod confidențial și protejate corespunzător de Olint Com SRL şi/sau partenerii noştri de încredere.
PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Noţiunea de „prelucrare” include orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate. Astfel de operaţiuni pot fi reprezentate de colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea datelor cu caracter personal.
De exemplu, în cadrul activităţii Olint Com SRL, reprezintă operaţiuni de prelucrare a datelor cu caracter personal (i) colectarea de date cu caracter personal ale persoanei vizate în vederea prezentării unei oferte sau a plasării unei comenzi, (ii) contactarea telefonică sau prin e-mail a persoanei vizate, (iii) emiterea unei facturi către persoana vizată, (iv) utilizarea datelor persoanei vizate în vederea livrării produselor, (v) transmiterea datelor persoanei vizate către furnizori în vederea livrării produselor care nu sunt în stocul Olint Com SRL, (vi) colectarea şi utilizarea datelor persoanei vizate în vederea executării contractului de muncă şi a îndeplinirii obligaţiilor legale ale Olint Com SRL şi alte operaţiuni similare.
Simpla deţinere a unui suport pe care există date cu caracter personal (de exemplu, un plic pe care sunt menţionate numele şi prenumele şi/sau adresa destinatarului, un CD ce conţine documente în format electronic, un document material în care sunt incluse date cu caracter personal), fără a se realiza operaţiuni de tipul celor menţionate mai sus, nu reprezintă prelucrare de date.
DOMENIUL DE APLICARE
Regulile şi condiţiile prevăzute în acest document se aplică oricăror date cu caracter personal pe care angajaţii şi reprezentanţii Olint Com SRL le colectează în această calitate sau la care au acces, în orice mod, în cadrul sau în vederea exercitării atribuţiilor de serviciu, în legătură cu aceste atribuţii sau în timpul activităţii desfăşurate în cadrul societăţii, inclusiv, dar fără a se limita la, datele cu caracter personal ale:
• reprezentanţilor Olint Com SRL, alţii decât angajaţii;
• colaboratorilor persoane fizice;
• clienţilor persoane fizice;
• potenţialilor colaboratori sau clienţi, persoane fizice;
• candidaţilor la locuri de muncă în cadrul Olint Com SRL;
• persoanelor care comunică în orice mod (inclusiv prin e-mail) date cu caracter personal.
Persoanele ale căror date cu caracter personal fac obiectul prelucrării sunt denumite „persoane vizate”.
REGULI GENERALE DE PROTECŢIE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL
Angajaţii sau reprezentanţii Olint Com SRL vor respecta următoarele reguli generale privind protecţia datelor cu caracter personal, indiferent de departamentul din care fac parte şi de tipul operaţiunilor de prelucrare efectuate:
1. Reducerea la minim a prelucrării datelor cu caracter personal. În acest sens, se vor solicita şi prelucra doar datele cu caracter personal care sunt necesare, potrivit legii, cerinţelor autorităţilor/instituţiilor publice sau procedurilor interne ale societăţii, în vederea îndeplinirii scopului vizat. În măsura în care se identifică situaţii în care se prelucrează mai multe date cu caracter personal decât este necesar sau, din contră, datele cu caracter personal prelucrate într-un anumit scop sunt insuficiente, se va informa coordonatorul departamentului.
2. Informarea persoanei vizate. Înainte de a solicita date cu caracter personal din partea persoanei vizate, angajatul/reprezentantul Olint Com SRL va informa persoana vizată că, în scopul determinat (plasarea unei comenzi, încheierea unui contract, emiterea unei facturi, etc.), sunt necesare anumite date cu caracter personal şi, în acest sens, se realizează procedura de informare. După prezentarea acestor aspecte, angajatul/reprezentantul Olint Com SRL va realiza procedura prevăzută în funcţie de departament şi situaţie în secţiunile de mai jos. În cazul în care pentru situaţia respectivă nu se poate identifica o procedură/formular de informare în cadrul acestui document, angajatul Olint Com SRL va comunica de îndată acest aspect coordonatorului departamentului în vederea stabilirii modalităţii de informare a persoanei vizate.
Alternativ, informarea se poate realiza prin inserarea în subsolul fiecărui mesaj expediat de conturi de e-mail ale societăţii a unui text, în care să se menţioneze succint eventualitatea prelucrării datelor cu caracter personal ale persoanei vizate, scopurile prelucrării, precum şi o trimitere (link) către detalii privind drepturile persoanei vizate în legătură cu această o atare prelucrare, detalii ce pot fi incluse, de exemplu, în politica de prelucrarea a datelor cu caracter personal publicată pe site-ul societăţii.
3. Menţinerea confidenţialităţii datelor. Fiecărui angajat sau reprezentant al Olint Com SRL îi revine obligaţia de a păstra confidenţialitatea datelor cu caracter personal pe care le colectează în această calitate sau la care are acces, în orice mod, în cadrul sau în vederea exercitării atribuţiilor de serviciu, în legătură cu aceste atribuţii sau în timpul activităţii desfăşurate în cadrul societăţii.
În acest sens, angajaţii/reprezentanţii Olint Com SRL:
• nu vor transmite date cu caracter personal unor persoane care nu au competenţa de a prelucra respectivele date conform legii sau procedurilor interne ale societăţii;
• nu vor utiliza datele cu caracter personal colectate conform menţiunii de mai sus decât în scopul/scopurile pentru care au fost colectate;
• în cazul în care este necesară prelucrarea datelor cu caracter personal şi în alte scopuri decât cele în privinţa cărora a fost informată persoana vizată, vor contacta coordonatorul departamentului, în vederea verificării existenţei unui temei al prelucrării suplimentare (cerinţă legală, interes legitim al Olint Com SRL, îndeplinirea unui contract etc.) şi a informării suplimentare a persoanei vizate cu privire la această prelucrare;
• nu vor utiliza datele cu caracter personal menţionate mai sus în interes propriu sau al unor terţi;
• nu vor imprima mai multe exemplare decât este necesar;
• nu vor prelua documente ce conţin date cu caracter personal dacă utilizarea acestora nu intră în competenţa lor;
• în cazul în care un document material nu mai este necesar, se vor asigura că acesta este distrus în mod corespunzător (eventual, prin tocare), astfel încât să nu poată fi accesibile datele cu caracter personal incluse în respectivul document; este interzisă aruncarea la coş a documentelor întregi, inclusiv în cazul în care acestea sunt împachetate, îndoite, plisate, mototolite sau strânse în alt mod, vor cripta documentele în format electronic ce conţin date cu caracter personal şi care sunt salvate în locaţii accesibile unor persoane care nu au competenţa de a accesa respectivele date sau care sunt transmise terţilor (alţi operatori sau persoane împuternicite de Olint Com SRL să prelucreze date cu caracter personal).
DREPTURILE INDIVIDUALE ALE PERSOANELOR VIZATE
In orice moment puteti solicita următoarele:
Dreptul de acces la date
Aveţi posibilitatea de a obține gratuit din partea Olint Com S.R.L. o confirmare privind prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, precum şi acces la datele respective şi la informaţiile menţionate în art. 15 din RGPD.
Dreptul de rectificare
Aveţi posibilitatea de a solicita Olint Com S.R.L. corectarea şi/sau completarea datelor cu caracter personal ce vă privesc în măsura în care acestea sunt inexacte şi/sau incomplete. Vă rugăm să ne informați cu privire la orice dată pe care ați dori să o rectificăm și vom răspunde în termen de cel mult o lună de la data solicitării. Vom transmite modificările oricăror terțe părți care trebuie să le rectifice și vă vom informa privind respectiva rectificare.
Dreptul de ștergere
Având în vedere scopurile şi temeiurile prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal de către Olint Com S.R.L., detaliate mai sus, vă puteţi exercita dreptul la ştergerea respectivelor date în condiţiile prevăzute de art. 17 din Regulament doar în cazul în care acestea sunt prelucrate ulterior expirării perioadei de 30 zile menţionate mai sus.
Dreptul la restricționarea prelucrării
Acest drept se poate exercita în situaţiile şi condiţiile prevăzute de art. 18 din Regulament.
Dreptul la portabilitatea datelor
Datele dvs. se află înregistrate în format fizic și/sau electronic, în baze de date prelucrate manual.
În cazul în care Olint Com S.R.L. va prelucra prin mijloace automate date cu caracter personal care vă privesc, veţi avea posibilitatea de a ne solicita furnizarea respectivelor date într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat şi de a le transfera unui alt operator de date cu caracter personal.
Dreptul de opoziție
În temeiul acestui drept, aveţi posibilitatea de a vă opune, pentru motive legate de situația particulară în care vă aflaţi, prelucrării în temeiul art. 6 alin. (1) lit. (f), în condiţiile prevăzute de art. 21 din Regulament.
Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri.
Olint Com S.R.L. nu ia decizii bazate pe prelucrarea automată a datelor dumneavoastră cu caracter personal.
Dreptul de a vă adresa autorităţii competente
Autoritatea Naţională pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, ale cărei date de contact sunt publicate pe site-ul http://www.dataprotection.ro/.
Pentru a exercita oricare dintre drepturile de mai sus, foloseşte datele de contact ale Olint Com SRL din secțiunea “Despre Politică de prelucrare a datelor cu caracter personal” de mai sus.
STOCAREA DATELOR TALE CU CARACTER PERSONAL
Olint Com SRL se va asigura că datele cu caracter personal sunt stocate atât timp cât informațiile sunt necesare scopului prelucrării. La finalul perioadei prelucrării datelor cu caracter personal, acestea vor fi sterse/distruse/anonimizate în condiții de siguranță.
Datele cu caracter personal pe care le colectăm se pastreaza în medii sigure si sunt protejate de accesul, divulgarea, utilizarea, modificarea sau distrugerea neautorizată de către orice organizație sau persoane fizice.
Unele date sunt încă stocate pe suport de hârtie, dar tindem să digitalizăm toate datele personale pe care le procesăm. Datele prelucrate sunt stocate în sediile şi sistemele IT ale Olint Com SRL.
Informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal
Vă informăm că datele cu caracter personal transmise de dumneavoastră voluntar prin intermediul acestui formular (nume, prenume, adresa de e-mail, telefon şi orice alte date cu caracter personal pe care le veţi include în corespondenţa adresată) sunt prelucrate de Olint Com S.R.L. strict în scopul comunicării cu dumneavoastră şi, după caz, pentru a răspunde solicitării transmise. Temeiul juridic al acestei prelucrări este articolul 6, alineatul 1, lit. a) din Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 (Regulamentul general privind protecţia datelor, cunoscut şi prin prescurtarea GDPR sau RGPD, denumit în continuare „Regulamentul”), respectiv consimţământul dumneavoastră în vederea prelucrării datelor transmise.
Cu ocazia unei asemenea prelucrări, Olint Com S.R.L. depune toate diligenţele în vederea protejării datelor dumneavoastră cu caracter personal prin măsuri conforme legislaţiei aplicabile. Olint Com S.R.L. nu transmite niciunui terţ datele dumneavoastră cu caracter personal obţinute astfel. Aceste date vor fi păstrate de Olint Com S.R.L. strict pe durata necesară pentru a vă răspunde, dar nu mai mult de 12 luni de la primirea corespodenţei transmise de dumneavoastră.
În legătură cu datele dumneavoastră cu caracter personal pe care ni le comunicaţi, aveți posibilitatea să exercitați următoarele drepturi, în condițiile prevăzute în Regulament:
– Dreptul de acces la date. Aveţi posibilitatea de a obține gratuit din partea Olint Com S.R.L. o confirmare privind prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, precum şi acces la datele respective şi la informaţiile menţionate în art. 15 din Regulament. Vă rugăm să ne contactați daca doriți o confirmare că datele dumneavoastră sunt prelucrate și dacă doriți să cunoaşteţi modalitatea în care sunt gestionate. Răspunsul va fi furnizat în termen de o lună de la data cererii (cu excepția cazului în care cererea este nefondată sau excesivă).
– Dreptul de rectificare. Aveţi posibilitatea de a solicita Olint Com S.R.L. corectarea şi/sau completarea datelor cu caracter personal ce vă privesc în măsura în care acestea sunt inexacte şi/sau incomplete. Vă rugăm să ne informați cu privire la orice dată pe care ați dori să o rectificăm și vom răspunde în termen de cel mult o lună de la data solicitării.
– Dreptul de ștergere. Puteți să vă exercitați dreptul de a șterge datele dvs. personale într-un număr de situații (de exemplu, dacă datele nu mai sunt necesare în raport cu scopul pentru care a fost creat sau vă retrageți consimțământul dvs.).
– Dreptul la restricționarea prelucrării. Acest drept se poate exercita în situaţiile şi condiţiile prevăzute de art. 18 din Regulament.
– Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri. Olint Com S.R.L. nu ia decizii bazate pe prelucrarea automată a datelor dumneavoastră cu caracter personal.
– Dreptul de a vă adresa autorităţii competente, respectiv Autoritatea Naţională pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, ale cărei date de contact sunt publicate pe site-ul www.dataprotection.ro.
